7 Skill Terbaik yang Wajib dimiliki Customer Service

Customer Service

Skill Penting Customer Service

Setiap pekerjaan sudah seharusnya memiliki skill penting yang wajib dimiliki, termasuk seorang customer service. Sebelum membahas skill seorang customer service, kita harus tau dulu apa itu customer service. Customer service merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari operasional suatu perusahaan. Cara kita memberikan layanan kepada pelanggan memiliki pengaruh besar terhadap kepuasan mereka terhadap perusahaan kita. Karena itu, diperlukan beberapa keterampilan khusus oleh tim customer service agar mampu memberikan layanan terbaik kepada para pelanggan.

Pengertian Customer Sevice?

Customer service mencakup berbagai bentuk bantuan yang diberikan kepada pelanggan, termasuk informasi, bantuan, dan dukungan yang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggannya. Tujuan dari layanan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan serta menjaga hubungan yang positif dengan mereka. Customer service bisa berupa layanan telepon, email, chat, atau layanan langsung di lokasi bisnis. Penting bagi customer service untuk bersifat ramah dan sopan, menjadi citra positif perusahaan di mata pelanggan.

Untuk menjalankan customer service yang baik, perusahaan perlu memiliki tim customer service yang terlatih dan terampil. Tim tersebut harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, serta mampu mengelola keluhan dan masalah pelanggan dengan profesional. Perusahaan juga sebaiknya memiliki sistem yang efisien untuk mengelola dan menyimpan data pelanggan, guna memudahkan tim customer service dalam memberikan layanan yang sesuai untuk setiap pelanggan.

Customer Service

Pentingnya Peran Customer Service dalam Bisnis?

Customer service memiliki peran yang sangat penting dalam operasional sebuah perusahaan, karena pelanggan merupakan sumber utama pendapatan bagi perusahaan. Dengan menjalankan customer service yang baik, perusahaan dapat mempertahankan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, serta meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan. Selain itu, customer service juga berpotensi untuk meningkatkan reputasi perusahaan di mata publik, karena pelanggan yang puas cenderung merekomendasikan perusahaan kepada orang lain.

Manfaat dari Customer Service

Ini adalah penjelasan lebih detail tentang mengapa customer service bermanfaat bagi perusahaan:

1. Membina Kepercayaan Pelanggan

Ketika pelanggan merasa dihargai dan menerima pelayanan yang baik, mereka lebih mungkin untuk tetap setia pada perusahaan tersebut. Kepercayaan pelanggan bisa tumbuh ketika perusahaan memberikan layanan yang memenuhi keinginan dan kepuasan mereka, serta merespon masalah pelanggan dengan cepat dan benar.

2. Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Pelayanan yang memuaskan akan membuat pelanggan merasa senang, dan mereka cenderung akan berbicara baik tentang perusahaan tersebut kepada teman-teman mereka. Ini bisa membantu meningkatkan reputasi perusahaan, karena pelanggan yang merasa puas akan cenderung merekomendasikan perusahaan kepada orang lain.

3. Mendorong Pembelian Lebih Banyak

Pelanggan yang senang dengan pelayanan yang mereka terima akan lebih cenderung untuk membeli lebih banyak produk atau jasa dari perusahaan tersebut. Sebaliknya, pelanggan yang tidak puas mungkin akan memutuskan untuk tidak lagi membeli produk atau jasa dari perusahaan tersebut.

4. Mencegah Keluhan Pelanggan

Dengan memberikan pelayanan yang baik, perusahaan bisa mencegah munculnya keluhan pelanggan dan mengatasi keluhan yang muncul dengan cepat dan tepat. Keluhan pelanggan bisa berdampak buruk pada reputasi perusahaan, oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk menangani keluhan dengan cepat agar reputasinya tetap terjaga.

5. Membantu Menarik Pelanggan Baru

Pelanggan yang merasa puas dengan pelayanan yang mereka dapatkan cenderung akan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain, sehingga membantu dalam menarik pelanggan baru. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan jumlah pelanggannya melalui referensi dari pelanggan yang merasa senang.

Apa Skill Customer Service Yang Harus Dimiliki?

Dari Pengertian dan Manfaat yang telah dijelaskan diatas, kita semakin mengerti apa yang dimaksud dari customer service. Maka dari itu, berikut skill penting yang wajib dimiliki customer service:

1. Kemampuan Berkomunikasi Efektif

Merujuk pada kemampuan customer service untuk berinteraksi dengan pelanggan dengan baik, baik secara lisan maupun tertulis.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Menggunakan bahasa yang sopan dan bersahabat.
  • Menyampaikan informasi dengan jelas dan mudah dimengerti.
  • Fleksibel dalam cara berkomunikasi, sesuaikan dengan preferensi pelanggan.
  • Mendengarkan keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan penuh perhatian.
  • Bersikap sabar dan tidak terburu-buru dalam merespons pertanyaan pelanggan, untuk memberikan jawaban yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Kemampuan Mengatasi Masalah Pelanggan

Merujuk pada kemampuan customer service dalam menghadapi keluhan dari pelanggan dengan kesabaran dan profesionalisme

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Menjaga ketenangan dan tidak terbawa emosi dari pelanggan.
  • Mampu memilih pendekatan yang cocok tergantung pada situasi dengan pelanggan.
  • Bisa menemukan solusi yang sesuai dengan harapan pelanggan, sehingga pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.
  • Melakukan tindak lanjut terhadap keluhan pelanggan untuk memastikan bahwa permasalahan telah berhasil diselesaikan dengan baik.
3. Kemampuan Empati

Keterampilan dimana customer service mampu merasakan dan memahami perasaan pelanggan, serta memberikan layanan yang relevan dengan kebutuhan mereka.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Memperhatikan reaksi dan respon pelanggan saat berinteraksi, guna menggali pemahaman yang lebih mendalam tentang perasaan mereka.
  • Menunjukkan perhatian dan kepedulian terhadap pelanggan.
  • Menunjukkan pemahaman terhadap keinginan dan kebutuhan pelanggan.
  • Menyajikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
  • Menunjukkan kesiapan untuk membantu pelanggan dengan memberikan layanan terbaik yang bisa mereka berikan.
4. Kemampuan Menghadapi Tekanan

Merujuk pada kemampuan customer service dalam menangani situasi-situasi yang menekan dari pelanggan maupun situasi yang tak terduga dengan sikap tenang dan profesional.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Menunjukkan sikap profesional saat menghadapi tekanan untuk menjaga reputasi perusahaan.
  • Mampu menemukan solusi yang tepat untuk menangani situasi yang menekan yang mungkin muncul dari pelanggan.
  • Menciptakan lingkungan yang nyaman dan kondusif saat menghadapi tekanan.
5. Kemampuan Multitasking

Sebagai seorang customer service, penting untuk memiliki keterampilan dalam mengelola waktu dengan baik saat menghadapi tekanan, agar bisa melayani beberapa pelanggan atau menangani beberapa tugas secara simultan tanpa mengorbankan mutu layanan yang diberikan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Kemampuan untuk mengidentifikasi prioritas dari permasalahan pelanggan yang memerlukan penanganan segera.
  • Ketrampilan dalam mengatur pekerjaan dengan tertib.
  • Memanfaatkan alat bantu seperti daftar periksa atau perangkat lunak untuk membantu mengatur pekerjaan.
  • Kemampuan untuk beralih fokus ke tugas lain jika diperlukan.
6. Kemampuan Memegang Kendali

Mencakup kemampuan customer service untuk menjadi pemimpin dalam tim, memberikan arahan kepada anggota tim, serta menginspirasi mereka untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Keterampilan ini memiliki nilai penting karena sering kali customer service memiliki peran kepemimpinan dalam timnya dan harus memiliki kemampuan untuk mengelola tim dengan efektif.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Menetapkan tujuan dan arah yang jelas untuk timnya.
  • Memberikan dukungan yang memadai kepada anggota tim.
  • Mengutamakan kebutuhan anggota tim untuk memastikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
  • Memberi kesempatan kepada anggota tim untuk tumbuh dan berkembang dalam perannya.
7. Pemahaman Tentang Produk atau Layanan

Merujuk pada kemampuan customer service untuk memiliki pengetahuan yang komprehensif mengenai produk atau layanan yang dijual oleh perusahaan. Kualitas ini memiliki signifikansi karena customer service berperan sebagai duta perusahaan yang harus memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh customer service adalah:

  • Mengenali dengan baik seluk-beluk produk atau layanan.
  • Membaca serta memahami dokumen-dokumen yang tersedia tentang produk atau layanan perusahaan.
  • Mengikuti pelatihan yang diberikan oleh perusahaan.
  • Terlibat dalam interaksi rutin dengan pelanggan untuk memperdalam pemahaman tentang produk atau layanan yang diberikan.
Customer Service

Bagaimana Cara Meningkatkan Customer Service?

Ada beberapa strategi yang dapat diambil untuk meningkatkan customer service, antara lain:

  1. Mengadakan Pelatihan yang Berkualitas: Pelatihan yang komprehensif sangat penting. Ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan para agen dalam menawarkan solusi yang tepat dan membantu para pelanggan.
  2. Menyediakan Beragam Opsi Kontak: Selain telepon, pelanggan perlu memiliki alternatif lain seperti chat atau email untuk menghubungi perusahaan. Opsi ini memungkinkan pelanggan menghubungi perusahaan dengan mudah dan sesuai dengan preferensi mereka.
  3. Mengelola Prioritas dengan Jelas: Sistem prioritas yang terstruktur membantu mengatasi keluhan atau masalah pelanggan dengan lebih efisien dan cepat, meningkatkan kepuasan pelanggan.
  4. Menawarkan Layanan Pascapenjualan yang Memuaskan: Memberikan layanan pascapenjualan yang istimewa kepada pelanggan memastikan bahwa mereka merasa dihargai dan dijaga hubungannya dengan perusahaan.
  5. Mendorong Sikap Ramah dan Sopan: Kunci penting dalam layanan pelanggan adalah memastikan bahwa agen selalu bersikap ramah dan sopan saat berinteraksi dengan pelanggan.
  6. Membangun Program Kesetiaan: Program kesetiaan seperti diskon khusus atau tawaran istimewa untuk pelanggan setia dapat mendorong retensi pelanggan dan mengapresiasi loyalitas mereka.
  7. Memanfaatkan Teknologi Modern: Mengadopsi teknologi modern seperti Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management, CRM) dapat membantu meningkatkan kinerja agen layanan pelanggan dengan cara yang lebih efektif dan efisien. CRM membantu dalam mengelola interaksi dengan pelanggan, menyimpan informasi penting, dan menyediakan panduan yang diperlukan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik.

Dengan menerapkan pendekatan-pendekatan ini, perusahaan dapat meningkatkan mutu layanan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggannya.

Kelola perusahaan Anda secara profesional dan terarah dengan dukungan CallON dari Solutif. Apa yang Anda tunggu? Hubungi kontak layanan CallON sekarang untuk informasi lebih lanjut.
CallON membantu perusahaan Anda menangani keluhan pelanggan dengan cepat dan akurat!

Salah satu penyedia layanan Customer Service Outsourcing adalah CallON. CallON adalah perusahaan yang terpercaya dan telah memiliki reputasi yang baik dalam industri ini. Mereka menawarkan layanan Contact Center yang berkualitas tinggi dengan berbagai fitur terkini, seperti sistem manajemen panggilan terintegrasi dan analisis data. Dengan pengalaman yang luas, CallON dapat membantu Anda mengelola kebutuhan layanan nasabah Anda dengan efektif dan profesional.

CallON dibawah naungan PT Solusi Tiga Selaras (Solutif) memiliki dukungan teknologi genesys yang akan memudahkan dan memaksimalkan kinerja contact center. Untuk detailnya berikut adalah kelebihan CallON dari Solutif:

  • Anda dapat custom kebutuhan call center Anda sesuai target maupun budgeting
  • Sudah berpengalaman
  • Memiliki izin resmi sehingga Anda akan terlindungi dan merasa aman serta nyaman
  • Dukungan teknologi, SDM dan infrastruktur yang mumpuni sehingga memudahkan Anda untuk mencapai target
  • Laporan dan hasil analisa tersaji secara realtime

Memilih layanan call center sama saja Anda memilih wajah perusahaan, karena call center adalah wajah yang akan dilihat oleh nasabah Anda ketika membutuhkan bantuan perusahaan. Baik atau buruknya call center ditentukan dari pemilihan partner Anda.

Pilih layanan yang profesional agar perusahaan Anda makin berkembang serta profesional. Pilih layanan call center pilih CallON saja. Untuk info detail dan konsultasi dapat menghubungi tim CallON di (021) 5021 1001.

7 Skill Terbaik yang Wajib dimiliki Customer Service

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top